数据存档的一个例子是一家跳伞公司让每个人签署一份数字弃权书。当然，这些弃权声明不需要经常被调出，所以他们可以将它们存档在单独的服务器上。然而，如果客户有法律问题或在潜水中受伤，可以访问档案以找到他们的弃权书。这不仅保存了有价值的文件，还把它们存储在不碍事的地方，这样公司的系统就能全速运转。
数据存档与数据备份有何不同？ 数据档案是我们存储信息和记录以备将来使用的地方。数据备份是复制或拷贝一些信息或记录的地方。数据备份不一定必须移动到新的存储位置。但是，归档的数据被移动到一个单独的位置。这可以确保公司不会被不需要处于日常事务前沿的数据淹没。
这里有一个例子来说明备份数据和归档数据之间的独特区别。如果一个艺术博物馆有十幅画，但只能在墙上挂八幅，他们可以将不想要的画存档，留待下次使用。这类似于数据存档。现在想象一下，同一家博物馆拿走了那十幅画，并订购了每幅画的复制品，希望保留这幅画的外观。这类似于备份数据。存档会将图片移动到其他地方， 而备份复制图片。
通常归档哪种数据？ 一些公司需要将财务记录等数据长期存档。其他人可能需要归档电子邮件、电话记录和其他数据类型。这些不同的案例显示了数据归档重要性的广泛差异(财务记录可能更有价值)。请记住，所存储的数据类型意味着长期不用。重要的财务记录只有在不需要定期引用时才会存档。
法规遵从性数据是企业数据归档中常见的信息形式。像财务记录一样，这种类型的数据值得长期存档考虑，通常是无限期的。我们归档法律数据的原因是由于丢失或意外编辑该文件的严重性。因此，将有价值的数据安全地存储起来以保持日常工作流程的清晰至关重要。请记住，公司很少会引用大量不同的法律信息。
其他考虑 以下是数据归档时需要考虑的一些问题:
储存空间 值得注意的是，归档在释放空间的同时也带走了空间。在主服务器上，驱动器空间被释放。但是，无论归档发生在哪里，都会很快填满。需要定期评估的一件事是所用服务器的存储空间和限制。随着时间的推移，归档数据的必然结果是数据呈指数级增长。确保您的系统保持同步。
和睦相处 数据存档的时间越长，出现兼容性问题的可能性就越大。注意移动到存档的文件类型，因为这些文件扩展名在现代技术变革中失去了有效性。与存储空间类似，实施定期检查和数据审查来解决兼容性问题。
